Tietosuojaseloste – jäsenrekisteri

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laatimispäivämäärä 27.3.2018. Viimeisin muutos 20.1.2019.

1. Rekisterinpitäjä

Viinikerho Baccus ry (jäljempänä Baccus)

KY-talo, Pohjoinen Rautatiekatu 21 B, 00100 Helsinki

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Aleksi Vilppula

baccus (at) kyweb.fi

3. Rekisterin nimi

Viinikerho Baccus ry:n jäsenrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää Baccuksen jäsenien yhteystietoja.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

o   Liittymisajankohta

o   Täydellinen nimi

o   Kotipaikkakunta

o   AYY:n jäsenyys

o   Sähköpostiosoite

o   Sähköpostilistalle kuuluminen

Rekisterissä ei säilytetä Baccukseen kuulumattomien henkilöiden tietoja, vaan nämä poistetaan välittömästi mikäli jäsenyys puretaan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan Baccukseen liittyviltä ja jo liittyneiltä jäseniltä www-lomakkeilla sekä kirjallisesti tapahtumissa.

7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. Rekisterin salaus toteutetaan Baccuksen omilla salausavaimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Baccuksen vastuuhenkilöiden toimesta.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Rekisterin tietojen säilytysaika

Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat Baccuksen jäseniä. Baccuksesta eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa viimeistään kuukauden päästä eroamis- tai erottamispäätöksestä.